Suatu lembaga pasti perlu sebuah sarana komunikasi yang memadai agar segala kordinasi bisa berjalan lancar. Instruksi pimpinan harus segera terkirin kepada seluruh manajer dan staf. Jika dengan cara manual, tentu saja banyak menghabiskan kertas. Cara seperti itu kini sudah kuno. Salah satu model yang banyak dipilih adalah menggunakan sarana internet. Namun, sarana komunikasi dengan menggunakan internet juga masih dirasa kurang efisien. “Ibaratnya kita mau mengirim sesuatu ke tetangga sebelah masih harus keluar ke jalan raya. Sebab itu perlu sarana internal yang bisa langsung menuju tujuan. Maka itu kita kembangkan Internal Mailing System (IMS), kata Kepala Laboratorium dan Komputer Universitas Narotama, Nyoman Suryadipta, Rabu (6/1). Menurut Nyoman, IMS yang diciptakan menggunakan software World Client for MDaemon. Sistem informasi ini tidak tergantung pada jaringan internet. “Sehingga saat internet ngadat, komunikasi internal kita menggunakan sistem ini tidak terpengaruh, jelas Nyoman. Saat ini sudah ada 60 komputer (user) di internal kampus yang telah tersambung IMS. Alasan awal penggunaan IMS ini karena persoalan keterbatasan bandwith internet. Traffic kalau sudah padat maka internet akan lemot. Sedangkan untuk menambah bandwith biayanya sampai puluhan juta, terang Nyoman. Sementara dengan program ini hanya membutuhkan biaya antara Rp 5 juta -10 juta. Biaya ini bisa ditekan karena menggunakan teknologi open source. Teknologi ini tidak menggunakan basis Microsoft sehingga bisa murah. Selain murah, sistem keamanan juga dijamin tidak akan kena virus ataupun spam. Sistem proteksi jaringan terpusat pada server. Selain gampang, juga tidak membuat jaringan lambat, jelasnya. Untuk meng-update antivirus tidak perlu dilakukan oleh masing-masing user. Sebab jika masing-masing user melakukan up date sendiri-sendiri akan membuat jaringan ini melemah. Manajer Marketing dan Humas Narotama, Yaudin, menambahkan bahwa IMS ini juga untuk mendukung program paperless office, sehingga memudahkan tugas mahasiswa. IMS merintis sistem pelaporan aktifitas kampus berbasis IT. Penerapan IMS, setiap kegiatan kampus dalam hitungan hari-minggu-bulan, harus ada laporan kepada top manajemen untuk setiap unit berdasar sistem dan prosedur ISO. Ini bermanfaat dalam percepatan koreksi kalau ada kesalahan.